Trois devis pour le même site, trois prix qui n’ont rien à voir. Le plus souvent, ce n’est pas le prix qui varie : c’est ce que chaque prestataire a compris de votre projet. Le cahier des charges sert à ce que tous comprennent la même chose.
Un cahier des charges site web est le document qui dit à un prestataire ce que votre site doit faire, pour qui et dans quelles conditions, avant qu’il ne chiffre quoi que ce soit. À la fin de ce pas à pas, vous aurez un document de quelques pages, exploitable par n’importe quelle agence ou freelance. Comptez le temps de réunir vos éléments, puis celui de rédiger et de faire relire : mieux vaut le répartir sur plusieurs jours que tout écrire d’un trait. Aucun niveau technique n’est requis : il faut connaître votre activité, et c’est votre cas.
Modèle à télécharger, gratuit
- Le modèle vierge à remplir (Word)
- Un exemple rempli pour une PME vaudoise fictive (Word), aussi en PDF
En bref
- Le cahier des charges décrit vos besoins et vos objectifs, pas la solution technique : celle-ci revient au prestataire.
- Un bon document tient en quelques pages et se découpe en quatre blocs : le cadre, les fonctions, l’organisation, la vérification.
- Il permet de comparer des devis sur une base identique et de limiter les suppléments en cours de route.
Ce que vous aurez à la fin
Le livrable est un document unique, que vous pouvez envoyer tel quel à plusieurs prestataires. Il répond à trois questions : qui vous êtes et ce que vous attendez du site, ce que le site doit contenir et permettre, et comment le projet va se dérouler.
Pour une PME ou un indépendant, commencez par une première version. Prévoyez ensuite un relecteur : un associé, un collaborateur ou un client de confiance. Un regard extérieur repère vite les passages que vous seul comprenez.
Le niveau requis est celui d’un dirigeant qui sait expliquer son métier. Le jargon technique n’a pas sa place ici : si vous écrivez par exemple « les visiteurs doivent pouvoir demander un devis depuis chaque page », le prestataire sait quoi construire.
Ce qu’il faut réunir avant d’écrire la première ligne
Rédiger à froid mène à un texte vague. Rassemblez d’abord la matière, en vous appuyant sur ce que vous avez déjà :
- votre site actuel, s’il existe, avec ce qui vous plaît et ce qui vous gêne ;
- votre logo, votre charte graphique et vos photos disponibles ;
- trois ou quatre sites que vous aimez, y compris hors de votre secteur, avec la raison précise de votre choix ;
- la liste de vos offres, de vos services ou de vos produits, telle que vous les présentez à un client ;
- les questions que vos clients posent le plus souvent, au téléphone ou par courriel ;
- vos concurrents directs, ceux que vos clients comparent à vous dans votre région.
Notez aussi vos contraintes : outils déjà utilisés (comptabilité, gestion de stock, agenda en ligne), langues du site, contenus que vous pouvez fournir vous-même et contenus à créer. Ces informations évitent les allers-retours qui font déraper un devis.
Poser le cadre du projet : de l’entreprise aux objectifs
Étape 1 : présenter votre activité, votre cible et vos concurrents
Rédigez une présentation de dix à quinze lignes : ce que fait votre entreprise, depuis quand, dans quelle zone, avec quelle équipe. Le prestataire ne vous connaît pas, et cette page lui évite de deviner.
Décrivez ensuite votre cible en situation réelle, sans statistiques : qui sont vos clients types, comment ils vous trouvent aujourd’hui, ce qu’ils cherchent quand ils arrivent sur votre site. Si vous avez deux publics distincts (particuliers et entreprises, par exemple), séparez-les.
Citez enfin vos concurrents locaux avec l’adresse de leur site, et dites ce qu’ils font mieux ou moins bien que vous en ligne. Ce passage oriente le prestataire sur ce qui vous différencie.
Étape 2 : fixer des objectifs mesurables
Sans objectif clairement défini, impossible de savoir si le site remplit son rôle, ni quoi améliorer en priorité. Écrivez ce que vous attendez concrètement : recevoir des demandes de devis, prendre des rendez-vous, vendre en ligne, être trouvé sur votre ville. Classez ces objectifs par priorité, car un site qui veut tout faire fait mal chaque chose.
Pour chaque objectif, précisez comment vous saurez qu’il est atteint : nombre de formulaires reçus par mois, appels depuis le site, commandes. Fixez la cible avec vos propres chiffres, issus de votre activité. Ce critère servira au point de contrôle final.
Décrire ce que le site doit faire et montrer
Étape 3 : lister les pages et leur contenu
Dressez l’arborescence, c’est-à-dire la liste des pages et leur organisation : accueil, offres ou services, à propos, références, contact, mentions légales. Pour chaque page, une ligne suffit : son rôle et ce qu’elle contient.
Précisez qui fournit quoi. Textes, photos, vidéos, témoignages clients : chaque contenu a un responsable et une date de remise. Un projet qui prend du retard attend souvent des contenus côté client.
Étape 4 : décrire les fonctions attendues
Écrivez en phrases d’usage, pas en termes techniques : « le visiteur peut réserver un créneau », « je peux modifier moi-même mes textes et mes photos », « le site s’affiche correctement sur téléphone ». Pour une boutique, ajoutez les moyens de paiement, les modes de livraison et la gestion des stocks.
Mentionnez les exigences que vous ne voulez pas voir oubliées : site en plusieurs langues, formulaire de contact relié à votre messagerie, statistiques de fréquentation, conformité aux règles de protection des données. En Suisse, c’est la nouvelle loi sur la protection des données (nLPD) qui s’applique depuis le 1er septembre 2023 ; le Préposé fédéral à la protection des données en publie les explications. Demandez au prestataire comment il la prend en charge (formulaires, statistiques de visite, lieu d’hébergement des données) plutôt que de fixer vous-même des exigences juridiques.
Étape 5 : indiquer le style et l’ergonomie
Dites le ton souhaité (sobre, chaleureux, premium), les couleurs imposées par votre charte, les sites qui vous inspirent et pourquoi. Précisez si vous attendez une création sur mesure ou un modèle adapté, car cela change le travail du prestataire.
Voici comment quelques critères influencent le projet :
| Critère à préciser | Ce qu’il change pour le prestataire |
|---|---|
| Création sur mesure ou modèle adapté | Le temps de conception et la liberté graphique |
| Gestion des contenus par vos soins | Le choix de l’outil et la formation à prévoir |
| Nombre de langues | La structure du site et le volume de contenus à produire |
| Vente en ligne | Les modules de paiement, de livraison et de stock |
| Liaison avec vos outils existants | Le temps d’intégration et les risques techniques |
Organiser la réalisation : délais, validations et exploitation
Étape 6 : fixer le calendrier et les validations
Indiquez la date de mise en ligne souhaitée et ce qui la motive : lancement d’une offre, salon, saison haute. Un prestataire adapte son planning s’il connaît l’enjeu.
Découpez le projet en jalons : maquettes, version de test, mise en ligne. À chaque jalon, nommez la personne qui valide et le délai dont elle dispose pour répondre. Un seul interlocuteur côté client évite les avis contradictoires qui rallongent les projets.
Étape 7 : prévoir la vie du site après la mise en ligne
Un site demande de la maintenance : mises à jour, sauvegardes, sécurité. Demandez dès le départ qui s’en charge, à quel rythme et dans quel cadre (contrat, forfait, intervention à la demande). Précisez aussi qui héberge le site et à qui appartiennent le nom de domaine et les accès : ils doivent rester à votre nom.
Prévoyez une formation courte pour modifier vos contenus vous-même, ainsi que la remise des accès et de la documentation à la livraison. Ces points se négocient facilement avant la signature, rarement après.
Vérifier que votre cahier des charges est exploitable
Étape 8 : relire avec un regard extérieur
Faites lire le document à quelqu’un qui ne connaît pas votre projet. Posez-lui trois questions : comprend-il ce que fait votre entreprise, ce que le site doit lui apporter et ce qui est attendu du prestataire ? Chaque hésitation signale un passage à reformuler.
Contrôlez ensuite les points suivants :
- chaque objectif est mesurable et classé par priorité ;
- chaque page a un rôle et un responsable de contenu ;
- chaque fonction est décrite par un usage, pas par un outil ;
- les jalons ont une date et un valideur ;
- aucun terme technique n’est laissé sans explication.
Le point de contrôle final : un prestataire qui ne vous connaît pas peut, avec ce seul document, vous remettre un devis sans vous poser de question de fond. S’il en pose beaucoup, le cahier des charges est incomplet. S’il en pose peu et que son devis se compare ligne par ligne à celui d’un autre, le document est probablement assez précis.
Ce que nous voyons arriver, côté agence
Le brief le plus courant tient en trois lignes : « un site moderne, quelques pages, un formulaire de contact ». Pour le chiffrer, il faut alors deviner le nombre de pages, qui écrira les textes, s’il faudra une version allemande. Chaque supposition devient une ligne du devis, et chaque supposition fausse, un supplément plus tard.
À l’inverse, un brief précis change la première réunion. Quand le client arrive avec ses objectifs classés, la liste de ses pages et le nom de la personne qui valide, on ne parle plus de ce qu’il veut, mais de la meilleure façon de le faire. Le devis arrive plus vite, et il tient.
Les erreurs qui font déraper un projet web dès le devis
Les dépassements de coûts naissent souvent d’une estimation faite avec trop peu d’informations : un prestataire qui chiffre sur trois lignes de brief chiffre sur des hypothèses. Pour savoir ce que recouvre un devis, voyez aussi ce que coûte un site internet en Suisse.
Les erreurs les plus fréquentes à éviter dans votre document :
- Un besoin décrit trop vaguement (« un site moderne ») : chaque prestataire l’interprète à sa manière, et les écarts de prix en découlent.
- Des fonctions ajoutées après le devis : chaque ajout en cours de route devient un supplément.
- Des contenus non prévus : si personne n’écrit les textes, le projet s’arrête ou le prestataire facture la rédaction.
- Aucun responsable de validation : les retours contradictoires multiplient les corrections.
- Aucune règle sur l’après-livraison : maintenance, hébergement et propriété des accès restent flous.
Une bonne pratique : écrire les hypothèses de départ et les informations sur lesquelles elles reposent. Si le projet évolue, vous savez ce qui a changé et pourquoi le prix bouge.
Adapter le document à votre cas
Refonte d’un site existant. Ajoutez ce qui doit être conservé : pages bien positionnées sur Google, adresses des pages (URL), contenus utiles. Demandez au prestataire de vous expliquer comment il évite de perdre la visibilité acquise lors du changement.
Boutique en ligne. Détaillez le catalogue (nombre approximatif de produits, variantes), les moyens de paiement, les frais et délais de livraison, la gestion des retours, et la liaison avec votre logiciel de stock ou de comptabilité. C’est la partie où les oublis coûtent le plus cher.
Petit budget. Ne supprimez pas le cahier des charges : réduisez-le. Priorisez trois ou quatre pages essentielles, un formulaire de contact et un site qui s’affiche bien sur téléphone. Indiquez ce que vous reportez à une deuxième phase. Un périmètre court mais clair vaut mieux qu’un projet large et flou, et le prestataire peut vous proposer des solutions plus légères.
Le test des trois devis comparables. Envoyez le même document à trois prestataires, par exemple une agence web, un freelance et un autre studio de votre région. Si le cahier des charges est bon, les devis se posent côte à côte ligne par ligne : même périmètre, mêmes livrables, mêmes délais. Les écarts qui subsistent s’expliquent alors par des choix du prestataire (méthode, outils, niveau de service) et non par des malentendus. Demandez à chacun ce qui est inclus et ce qui sera facturé en plus : la réponse vous renseigne autant que le prix.
L’aide-mémoire, en 8 étapes
Questions fréquentes
Quelle longueur doit avoir un cahier des charges ?
Assez pour que le prestataire n’ait pas à deviner, assez court pour être lu en entier. Pour un site vitrine, quelques pages suffisent ; une boutique en demande davantage. Si une section ne change ni le devis ni le planning, supprimez-la.
Faut-il connaître la technique pour le rédiger ?
Non. Décrivez des usages et des résultats attendus. Le choix des outils appartient au prestataire, qui doit vous justifier ses propositions en termes simples.
Le cahier des charges engage-t-il juridiquement ?
Il fait partie des éléments sur lesquels le prestataire s’appuie pour son offre, mais sa valeur contractuelle dépend du contrat signé. Vérifiez que le devis renvoie explicitement au document, et faites relire le contrat par un juriste en cas de projet important.
Peut-on le faire écrire par le prestataire ?
C’est possible, parfois en prestation payante de cadrage. Le risque est de recevoir un document taillé pour sa propre offre, qui rend la comparaison impossible. Rédigez au moins la partie « objectifs et besoins » vous-même.
Que faire si le projet évolue en cours de route ?
Datez chaque version du document et notez les changements acceptés par écrit, avec leur effet sur le prix et les délais. Cette trace évite les désaccords à la livraison.
